Trends und Themen
Die neuesten Entwicklungen im Bereich Dokumentenmanagement konnten 15 Studierende des Fachbereichs Informationswissenschaften aus dem 4. und 6. Semester auf der DMS Expo 2009 (Digital Management Solutions – nicht Dokumentenmanagementsysteme) wahrnehmen. Sie fand vom 15. bis 17. September auf dem Messegelände in Köln statt. Die Exkursion unter der Leitung von Frau Prof. Dr. Angela Schreyer umfasste die ersten beiden Messetage und richtete sich hauptsächlich an die Teilnehmer des (studiengangsübergreifenden) Wahlpflichtkurses „Dokumentenmanagement“.
Schwerpunktthemen der DMS Expo waren elektronisches Dokumentenmanagement, Content Management, Digitalisierung und elektronische Archivierung mit besonderem Bezug zu den Problemstellungen und Anforderungen der Wirtschaft. Demzufolge richtete sich das Waren- und Vortragsangebot verstärkt an mittelständischen Unternehmen sowie private Unternehmer, was aber entsprechende Lösungen deshalb für Informationswissenschaftler nicht per se uninteressant machte.
Allgemein zeichneten sich deutlich einige Trends ab: Stichworte wie PDF/A, Enterprise 2.0, E-Akten, E-Mail-Archivierung, Enterprise Content Management (ECM)-Strategien, Automation des Dokumenteneingangs oder Digitale Signaturen und ähnliche Themen beherrschten die Messe.
Das Wesen eines Trends ist es, eine dauerhafte Entwicklung in eine bestimmte Richtung darzustellen, und nicht als aktuelle Modeerscheinung nach einer kurzen Phase großer Popularität wieder sang- und klanglos zu verschwinden. Da Trends im Bereich DMS also längerfristig informationswissenschaftlich von Bedeutung sind, sollen diese o.g. Entwicklungen und Trends im Folgenden näher dargestellt werden.
Das Enterprise 2.0, vom internationalen IT- und Beratungsdienstleistungs-Anbieter Logica treffend als „Web 2.0 angewendet im Geschäftsbereich“ bezeichnet, soll den freien Wissensaustausch unter Mitarbeitern in Unternehmen fördern bzw. fordern. Es bietet die Möglichkeit des Einsatzes von Social Software zur Projektkoordination, zum Wissensmanagement und zur Kommunikation.
Michael Weiz (Logica) verwies in seinem Vortrag „Dokumentenmanagement vs. Enterprise 2.0“ auf den enormen Nutzen einer Fusion von Enterprise 2.0 mit klassischen Komponenten des Dokumentenmanagements (DM), um zum Beispiel dem in vielen Unternehmen bestehenden Chaos bezüglich der Versionierung von Dokumenten entgegenzuwirken. Des Weiteren deutete er auf die Chancen des Enterprise 2.0 innerhalb der Unternehmenskultur hin – weg von der hierarchischen, zentralen Steuerung, hin zur autonomen Selbststeuerung von Teams.
„Wir sind ein Team – weltweit. Informationen müssen jedem und überall zur Verfügung stehen!“
Dr. Willms Buhse, Gründer der Netzwerkagentur Double Yuu, bezeichnete das Enterprise 2.0 mit humorvollem Unterton als „Mitmach-Web im Unternehmen“. Er unterstrich die enorme Wichtigkeit des Enterprise 2.0 für ein Unternehmen. So bringen 79% der Mitarbeiter nicht ihr volles Potential im Betrieb ein, da sie dort an hierarchische Strukturen gebunden sind. Da 80% des Wissens eines Unternehmens an einzelne Personen gebunden ist, sieht er im Enterprise 2.0 das selbst organisierte Vernetzen der Köpfe von Partnern, Kunden und Mitarbeitern, um so ein Unternehmen noch produktiver zu machen.
Dr. Joachim Hartmann vom Unternehmen Project Consult ging in seinen Ausführungen zu den organisatorischen Herausforderungen des Enterprise 2.0 sogar noch einen Schritt weiter. Zunächst hinterfragte er kritisch, wo denn bei der Social Software des Web 2.0 bzw. dem Enterprise 2.0 noch Integrität, Konsistenz und Revisionssicherheit zu finden seien. Er sieht die Zukunft im Enterprise Content Management 2.0 (ECM 2.0), eine Art logischer Weiterführung des Enterprises 2.0. Reines DM bzw. der bloße Einsatz von Social Software genügt in seinen Augen nicht für die effektive Wissensvernetzung im Unternehmen. Mit dem ECM 2.0 werden strukturierter und unstrukturierter Content zusammengeführt, in welchem DM lediglich als ein Bestandteil neben Business Process Management (BPM), Collaboration, Web Content Management (WCM) und Records Management (RM) integriert ist.
Mit dem ECM 2.0 sieht Dr. Hartmann die Entwicklung des Enterprise 2.0 jedoch längst noch nicht als abgeschlossen an. Seit einiger Zeit hat sich bereits ein neuer Begriff in die DMS Branche eingeschlichen: Enterprise Information Management (EIM), die Verbindung von Business Intelligence (BI) und ECM 2.0.
Bernhard Zoeller, Chef der Zoeller & Partner GmbH und Analyst von Trends innerhalb des DMS-Marktes, sieht nun vor allem das Potential in ECM-Komplettlösungen, wobei er deutlich zwischen homogenen Gesamtarchitekturen und schlecht integrierten Komponenten von Zukäufen und Partnern unterscheidet – ein sehr interessanter Aspekt, da sich einige Anbieter auf der Messe bewusst nur auf eine Kernkomponente spezialisiert haben und keine Komplettlösungen anboten.
Bereits seit Beginn der Entwicklung von Dokumentenmanagement- und Enterprise Content Management-Systemen spielt die Frage, ob sich die Betreibung eines solchen Systems finanziell überhaupt lohnt, eine wesentliche Rolle bei der Entscheidungsfindung potentieller Anwender. Gleichgültig wie viele Vorteile die Vertreiber dem möglichen Kunden auch bescheinigen mögen, der hohe Kostenaufwand durch die Anschaffung eines ECM hat eine abschreckende Wirkung. Daher ist es nicht verwunderlich, dass in Zeiten der Wirtschaftskrise und Kosteneinsparung die Problematik der Rentabilität von elektronischer Aktenverwaltung verstärkt in den Vordergrund rückt.
Obwohl die Vorzüge von elektronischem Management bekannt sind und in anderen Bereichen der Wirtschaft (z. B. in Produktion und Vertrieb von Waren) erfolgreich angewandt werden, wird jedoch noch häufig in Büros und Verwaltungen auf die Nutzung von ECM verzichtet.
Ein Großteil der laufenden Kosten eines Betriebes fällt bei der Bearbeitung von Dokumenten an. Kurz gesagt bestehen daher die Vorteile eines ECM vor allem in der Möglichkeit der Beschleunigung von Bearbeitungsprozessen, wodurch sowohl Kosten als auch Zeit gespart werden können.
Obwohl die Indikatoren des Einsparungspotentials bekannt sind, „fällt es schwer, diese Argumente auf den Führungsebenen zu platzieren. Dort hat ECM längst noch nicht den Stellenwert wie ERP oder Fachanwendungen“ (Ulrich Kampffmeyer). Dies liegt vor allem an der Tatsache, dass die Vorteile von ECM nicht rein rechnerisch und unmittelbar in Zahlen auszudrücken sind. Jedoch ist die Zeiteinsparung, aus welcher sich gleichzeitig auch Kostensenkungen ergeben, schon oft bewiesen worden und lässt sich demzufolge nicht leugnen. Ein Betrieb, der Aufträge o.ä. schnell, übersichtlich und nachvollziehbar bearbeitet, wirkt kompetent und somit attraktiv auf potentielle Kunden, durch die wiederum neue Einnahmen in den Betrieb fließen. Dokumentenmanagement- und Enterprise Content Management-Systeme sind potentiell eindeutig rentabel und wirtschaftlich. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die weitere Entwicklung und Einführung von ECM in der Verwaltung noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
Ein offensichtlicher Trend sind ECM-Lösungen im Web, die eng mit dem Akronym SaaS (Software as a Service) verbunden sind. SaaS steht für die Idee, Software als Dienstleistung, basierend auf Internettechniken, bereitzustellen, zu betreuen und zu betreiben. SaaS gilt allgemein als die Zukunft des Enterprise Content Managements, denn dies bietet den Anwendern Lösungen von der einfachen Ablage (Storage) und Sicherung (Backup) von Daten auf einem Webserver bis hin zur Prozessoptimierung durch komplexe ECM-Systeme, ohne dass dazu eine eigene IT-Infrastruktur betrieben werden muss.
Neben dem häufig genannten finanziellen Nutzen eines ECM-Systems allgemein existieren auch Vorteile, die eine SaaS-Lösung im Speziellen gegenüber einer elektronischen Ablage auf einem lokalen Server besitzt. Unter vielen Fachleuten werden die ECM-Lösungen im Web auch als „ECM-Flatrate“ (Dr. Matthias Thorner) verstanden. Durch ein Online-Lizenzmodell entfallen für den Benutzer Upgrades, Updates, Patches usw., da die Software direkt vom Hersteller kommt und daher ununterbrochen verbessert wird. Dies gewährleistet auch die Rückwärtskompatibilität und automatisiert Backup, Datenoptimierung und Datenmigration.
Dem ECM-Boom, der durch SaaS ausgelöst werden wird, steht lediglich die Angst der potentiellen Anwender gegenüber, welche angesichts medienpräsenter Ereignisse den Verlust oder Missbrauch ihrer Daten befürchten. „Diese Befürchtungen“, so Dr. Matthias Thorner, „seien jedoch durch die umfangreichen Zertifizierungsbestimmungen für Hostanbieter von jeglicher Grundlage entbunden“.
Zeitnah und ortsunabhängig Projektdaten gemeinsam in Wikis bearbeiten, per Firmen-Weblog Erfahrungsaustausch unter Mitarbeitern ermöglichen oder schnell aktuelle Informationen für (potentielle) Kunden bereitstellen – all das ist keine Zukunftsmusik mehr. Die Generation der jungen Mitarbeiter von heute ist es gewohnt, Twitter, Google, YouTube etc. zu nutzen und will diese Funktionalitäten auch in ihren Unternehmen bzw. im Arbeitsumfeld nicht missen. Immer mehr Unternehmen setzen auf das sogenannte "Mitmach-Web" im Web 2.0 und verankern dies als Teil ihrer Unternehmenskommunikation. Wissensmanagement 2.0 unterscheidet sich von Wissensmanagement 1.0 dadurch, dass nicht Wissensdatenbanken, sondern Menschen und ihre Netzwerke im Mittelpunkt stehen.
Wissen ist an Menschen gebunden, nicht an Technik. Voraussetzung ist die Bereitschaft, eigenes Wissen zu teilen. Social Software allein macht Wissensmanagement nicht erfolgreich, da sie auch nur ein Tool ist – mindestens ebenso bedeutsam ist ein Umdenken weg von „Welche Informationen wollen wir freigeben?“ hin zu „Welche Informationen müssen wir schützen?“. Für die Einführung von Enterprise 2.0-Lösungen sind die richtigen organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen im Unternehmen erforderlich. Als wichtig für die konkrete Umsetzung benannten die Experten Zentralisierung und klare Regeln für Blogs, Wikis und Co. Konkrete Einführungsprojekte sollten mit einer einzelnen Anwendung, z. B. einem Wiki beginnen. In Bezug auf Datensicherheit, Zugriffsrechte und quellenübergreifende Suche wird Enterprise 2.0 mit ECM als ausgewogene Lösung betrachtet. Die technische Umsetzung besteht derzeit aus diversen Eigenentwicklungen ebenso wie aus kommerziellen Produkten. IBM Lotus Quickr (Software für elektronisches Teamwork) arbeitet zum Beispiel mit Bibliotheken zur Dokumentenverwaltung, Onlinebereichen für Teamarbeit, Vorlagen und Personalisierungen, Microsoft SharePoint mit Serverfunktionen wie ECM, Portalen, Business Intelligence, unternehmensweiter Suche etc. im gewohnten Office-Umfeld.
Als praktisches Beispiel berichtete ein Referent Folgendes: Bei der Kundenakquise in Russland traten Probleme auf, der zuständige Mitarbeiter klagte den Kollegen in Deutschland sein Leid im Firmen-Blog, im Anhang veröffentlichte er seine Verkaufs-Präsentation. Eine russischstämmige Mitarbeiterin in Deutschland las zufällig seinen Eintrag, entdeckte Übersetzungsfehler in der Präsentation und half ihm bei der Beseitigung. Auf diesem Weg sei der Mitarbeiter doch noch erfolgreich gewesen, sein Unternehmen bekam den Auftrag.
Auf klassischem Wege per E-Mail und Intranet wäre dies so nicht möglich gewesen.
Das Deutsche Institut für kleine und mittlere Unternehmen (DIKMU) führte im Frühjahr 2009 in Zusammenarbeit mit IBM eine Befragung von etwa 500 kleinen und mittelständischen Unternehmen durch. Überraschend stellte sich heraus, dass die Hälfte der befragten Unternehmen keine IT-Investitionen für notwendig erachtete. Die Marktforscher vermuten, dass der Hauptgrund in der Vermeidung von zusätzlichen Kosten liegt. Vor allem kleinere Unternehmen würden lediglich ihre IT aufrüsten, wenn „Kosteneinsparungen in Aussicht stehen“. (Joachim Hackmann, www.computerwoche.de/mittelstand/1901909)
Unternehmen des gehobenen Mittelstandes wiederum investieren in IT-Aufrüstung, um sich optimal an das Unternehmenswachstum anzupassen. Dabei werden insbesondere die „Kompatibilität mit fremden IT-Systemen von Kooperationspartnern, Lieferanten und Kunden sowie die Sicherheit der IT-Systeme“ berücksichtigt.
Fabian Wrede, Marketing & Sales-Manager des Düsseldorfer Software-Entwicklers Arcaptis, erklärte, dass "[…] die kleineren Betriebe […] sehr individuelle Anforderungen an das Dokumenten-Management haben, aber gleichzeitig nur geringe IT-Budgets." Folglich lockten auf der Expo zahlreiche Anbieter zeiteffizienter Systeme mit einer transparenten und übersichtlichen Preisstruktur Vertreter von Groß- und mittelständischen Unternehmen an ihre Stände.
Die Systeme ähneln sich in ihren Angeboten und wirken aus den Augen des Interessenten beinahe identisch. Allerdings unterscheiden sich die „[…] Systeme […] deutlich in den Details, welche den Projektaufwand für Anpassung, Entwicklung und Administration sowie den Unterstützungsgrad bestimmen […]“ (Martin Böhn). Zusammengefasst bewirken aufwändige Anpassungen an das individuelle System des Unternehmens immense Kosten.
Um überflüssige Aufwandszuschläge zu vermeiden, ist die Anschaffung eines solchen Systems langfristig, gut strukturiert und organisiert zu planen.
Gemäß VOI solutions sollte die Aufgabenbearbeitung mit einer klaren Vorgehensweise stattfinden. Zunächst müssen aktuelle Probleme und Ziele definiert werden, die von allen Mitgliedern der Projektteams klar beantwortet werden können. Anschließend muss die „gesamte Akten- und Dokumentenanordnung“ knapp beschrieben werden, um nachfolgend eine Konzeption einer „Vorgangsautomatisierung“ ausarbeiten zu können. Dabei sollte immer von dem „normale[n], häufig auftretende[n] Standardfall“ ausgegangen werden, damit Sonderfälle später mühelos angepasst werden können.
Zur Unterstützung bei der Planung und Umsetzung des Projektes kann es sehr sinnvoll sein, eine neutrale und qualifizierte Beratung heranzuziehen.
Die Digitalisierung von Dokumenten spielt heute eine immer größere Rolle. Hierfür gibt es inzwischen die unterschiedlichsten Arten von Scannern, und es kann in fast allen denkbaren Formaten gespeichert werden, wobei der Schwerpunkt auf den Standards wie TIFF, JPEG, PDF, PDF/A u.a. liegt. Doch das Scannen der Dokumente ist eine Sache – ein anderer Punkt ist die Bearbeitung des gescannten Materials und dessen Indexierung.
Der Trend geht hier immer weiter in die Richtung des automatischen Erfassens der Dokumente. Eine Sortierung per Hand kostet Zeit und immer mehr Softwarehersteller können diese Prozesse automatisch ablaufen lassen. Die Software unterscheidet sich jedoch zum Teil erheblich. Einige Softwarehersteller haben bereits vordefinierte Felder, die auf dem Dokument ablaufen können. Bei anderen Produzenten muss zuerst eine manuelle Festlegung von wichtigen Feldern definiert werden. Eine erste Voraussetzung dafür ist aber immer OCR (Optical Character Recognition). Danach läuft die Software mit einer Volltextroutine oder mit Hilfe eines Barcodes das Dokument ab und kann durch bereits definierte Formularfelder Klassifikationen erkennen und einsortieren. Somit können Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften ohne Mehraufwand bereits getrennt archiviert werden. Dabei helfen Erkennungs- und Unterscheidungsmerkmale wie Logos, Stichwörter, Layouts oder gar inhaltliche Analysen. Bei einer Rechnung sucht die Software zum Beispiel nach Feldern wie Lieferant, Rechnungsempfänger, Datum etc.
Neuere Applikationen sind sogar in der Lage, Abweichungen selbständig zu erkennen und diese Änderungen in einer Datenbank abzulegen. Hier kann die Software auf immer neue Felder und Indexierungsregeln zurückgreifen, um den Automatismus zu gewährleisten. Bei Abweichungen oder Unsicherheiten wird das Dokument jedoch dem Anwender wieder zur Überprüfung vorgelegt. Dieser kann bestimmte Felder korrigieren oder neu definieren, welche ebenfalls in der Datenbank abgelegt werden und bei dem nächsten Durchlauf wieder zur Verfügung stehen.
Es ist jedoch anzumerken, dass diese Automatisierungsprozesse erst am Anfang stehen und sie bisher lediglich für Rechnungen und ähnliche strukturierte Dokumente befriedigende Ergebnisse erzielen. Die Anwendung dieser Technologie auf andere Archivalien bzw. Schriftstücke scheint heute noch nicht möglich zu sein. Bei der rasanten technischen Entwicklung ist das aber wohl nur noch eine Frage der Zeit.
Viele Firmenvertreter auf der DMS-Expo waren der Überzeugung, dass sich die E-Signatur in naher Zukunft langsam aber stetig etablieren wird.
Die Firma Secrypt zum Beispiel entwickelt selbst die Signaturanwendung und bietet diese auch an. Die elektronische Signatur in ihre Produkte integriert haben Firmen wie VOI solutions, itella und Fujitsu. Viele der dort anwesenden Firmenvertreter waren der Meinung, dass die elektronische Signatur schon seit Jahren im Kommen sei und gerade jetzt ihren großen Durchbruch erlebe. Allerdings war von der Firma ELO, die die Signaturfunktionen mit ihren Produkten anbietet und deren Kernkompetenz im Dokumentenmanaegement liegt, zu erfahren, dass es zwar Nachfragen gäbe, jedoch seien nur wenige Unternehmen kaufbereit. Die E-Signatur sei eher für Behörden interessant, die der Signaturanwendung Vorschub leisteten. Es mag daran liegen, dass die Anschaffungskosten relativ hoch sind und die Umstellung einen bestimmten Arbeits- und Zeitaufwand benötigt, obwohl die Umsetzung große Einsparungspotenziale für die Anwender realisieren ließe. Für bestimmte Prozesse wird die Signatur zur Regel werden und die handschriftliche Unterschrift in absehbarer Zukunft eher die Ausnahme sein.
Die Entwicklung der elektronischen Signatur hängt stark von der Gesetzgebung ab. Im Jahre 1997 trat in Deutschland das erste Signaturgesetz mit der ersten Signaturverordnung in Kraft. Diese wurde im Laufe der Zeit in Anlehnung auf die europäischen Vorgaben („EU- Richtlinie für gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen“), insbesondere im Punkt Rechtssicherheit, überarbeitet. Verschiedene Stufen der elektronischen Signatur wurden definiert, beispielsweise die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte (basiert auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat) elektronische Signatur. Die qualifizierte E-Signatur verdient eine besondere rechtliche Würdigung, wird europaweit anerkannt und einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Die elektronische Signatur ist derzeit besonders für Bereiche wie elektronische Rechnung, eGovernment, Online-Steuererklärung, Gesundheitswesen, E-Commerce und neue elektronische Personalausweise von großer Bedeutung.
In vielen Unternehmen werden täglich E-Mails geschrieben und empfangen. Dabei werden z.B. wichtige Verträge, Absprachen u.ä. digital versendet. In den meisten Fällen machen sich die Anwender wenige Gedanken über ein effizientes E-Mail Management. „Überquellende E-Mail Postfächer, auftretende Sicherheitsverletzungen oder die unzureichende Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Informationen [...]“ (Studie E-Mail Management 2008: Eine Studie von BearingPoint zu den Herausforderungen und Trends im E-Mail Management) sind nur einige Probleme dabei. Auf der DMS Expo 2009 konnte deshalb auch der Trend des E-Mail Managements verfolgt werden, da die „E-Mail-Flut“ in Unternehmen kontrolliert und verwaltet werden muss.
E-Mails können im Unternehmen geschäftskritisch sein und müssen somit per Gesetz archiviert werden. Zudem ließen sich E-Mails mit der Archivierung durch Verschlagwortung und Indexierung, ob nun automatisch oder manuell, leichter wiederfinden und die Geschäftsprozesse würden so effizienter ablaufen. Darüber hinaus hätte auch jeder Mitarbeiter Zugriff auf die E-Mails, was die Server entlasten würde etc. So und ähnlich lauten die Argumente der verschiedenen Hersteller, die ihre E-Mail-Archivierungssysteme empfehlen. Entweder sind sie als Einzellösung zu bekommen oder in ein DMS bzw. CMS eingebettet.
Namhafte Anbieter wie z.B. COI – Solutions for Documents, HELD – Suchen, Finden, Wissen, T-Systems oder Insiders Technologies priesen ihre Produktpaletten an und informierten die interessierten Messebesucher sehr umfangreich. Mit ihren Slogans versprachen sie dem Publikum auch schon im Vorfeld qualitativ hochwertige Produktlösungen im Bereich des E-Mail Managements:
"Wir ordnen die E-Mail dem betroffenen Geschäftsprozess zu, routen sie zum geeigneten Empfänger und bieten eine komfortable Benutzerführung durch die Integration aller im Unternehmen vorhandenen Daten und Informationen – und hiervon profitieren nicht nur die anwendenden Unternehmen, sondern letztlich der Kunde."
Die verschiedenen Lösungen sind jedoch sehr unterschiedlich und der Anwender sollte vorher genau Bedarf und Anforderungen prüfen, um zu einer befriedigenden Lösung zu kommen.
Ein großer Schwerpunkt im Zusammenhang mit E-Mail-Archivierung auf der DMS-Expo war das Format PDF/A. Viele Referenten beschäftigten sich mit diesem Thema. Zum großen Teil sind die Referenten auf die Vorteile und Nachteile der Umwandlung der E-Mails und deren Anhänge in PDF/A eingegangen.
Zugehörig zum Bereich der digitalen Archivierung bzw. Langzeitarchivierung, die längst keine Problemneuheit mehr darstellt, soll PDF/A eine zukunftsorientierte Möglichkeit für die Dokumentensicherung bilden.
Der erste Schritt Richtung digitale Archive war in vielen Unternehmen die Einrichtung eines TIFF-Archivs. Da dieses aber bestimmten Anforderungen nicht entsprach, wurde die Lösung durch die Benutzung von PDF ersetzt. PDF-Dateien benötigen weniger Speicherplatz und haben eine bessere Darstellungsqualität als die TIFF-Dateien. Desweiteren haben sie geringe Migrationsaufwände, sind leistungsfähig und erweiterbar sowie einfach zu verbreiten etc. Das herkömmliche PDF-Format ist heute wahrscheinlich gar nicht mehr vom täglichen Arbeitsleben wegzudenken. Auf Grund der zahlreichen Funktions- und Erweiterungsmöglichkeiten, die mit PDF-Dateien inzwischen möglich sind, ist dieses “normale“ Format für die Archivierung aber nicht geeignet.
Daher bemühten sich die Entwickler von PDF, einen international akzeptierten Standard für die Langzeitarchivierung zu schaffen. So entstand „ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion“ (Definition aus ISO 19005-1). Der Standard wurde im Herbst 2005 offiziell freigegeben, 2010 soll vorraussichtlich ein zweiter Normteil herausgebracht werden.
Es gibt viele Gründe dafür, warum PDF/A als ISO-Norm gewählt worden ist. Das Format ist unabhängig von Ausgabegeräten und das Dokument unveränderlich. Des Weiteren ist es selbst erklärend, d.h. Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Inhalt, Schlagworte etc. können direkt in die PDF-Dokumente eingebettet werden. Das ermöglicht eine automatische Klassifizierung. Außerdem hat das Format keine Verschlüsselung, benutzt keine User-Passworte und es ist transparent, was bedeutet, dass die Texte mit „einfachen“ Mitteln wie z.B. Texteditor interpretierbar sind. Zwar sind in PDF/A einige Aktionen verboten, wie z.B. extern referenzierte Bilder, Multimediaobjekte (Video, Audio, Java Script), transparente Zeichen (Wasserzeichen) und Aktionen bei Formularen (Auswahlfelder etc.). Trotzdem gibt es viele Vorteile gegenüber den anderen Dokumentenformaten, z.B. erlaubte Hyperlinks (wichtig ist die Darstellung von Hyperlinks und nicht ihre Ausführung), eingebettete Signaturen (führt zur erhöhten Rechtssicherheit), Benutzung eines plattformunabhängigen Programmes, schriftbasierte Texte, Möglichkeit der E-Mail-Archivierung sowie Lösungen der Archivierung von Webseiten.
Der PDF/A-Standard bringt zwar einige Einschränkungen mit sich, doch die Zukunft kann neue Entwicklungen hervorbringen, die vielleicht auf diesem Standard aufbauen. Für die Gegenwart verringert das genormte Format auf jeden Fall die Abhängigkeit von Software-Herstellern und hat damit den Vorteil von Zeit- und Kostenersparnis zur Folge. Besonders bei archivierungspflichtigen Dokumenten, die digital mehrere Jahre aufbewahrt werden und vorzeigbar sein müssen, kann PDF/A von Nutzen sein.
Das papierarme Büro ist ein Ziel vieler mittelständischer und großer Unternehmen. Wichtige Dokumente, welche aus rechtlichen Gründen relevant sind, sind zu archivieren. Viele Firmen können sich moderne Archivierungs- und Digitalisierungsprozesse nicht leisten.
Auf der DMS Expo wurden für dieses Problem Lösungen angeboten. Trend ist es, die wichtigen Dokumente einem unabhängigen Dienstleister anzuvertrauen, der die nötige Technik und die Kapazitäten besitzt, diese Dokumente richtig zu lagern und zu bearbeiten. Dokumente, Post, E-Mails und Verwaltungsunterlagen können so an einen kompetenten Vertragspartner abgegeben werden. Ebenso wird den Unternehmen angeboten, ihre schon vorhandenen Dokumente scannen zu lassen. Dabei hat der Kunde die alleinige Entscheidung, was danach mit den Dokumenten geschieht. Dieses Vorgehen wird unter dem Begriff Dokumenten-Outsourcing subsumiert.
In diesem Bereich waren einige Firmen auf der DMS Expo vertreten. So zum Beispiel die Firma ratiodata, welche die Daten ihrer Kunden scannt, aufbereitet und für den Kunden archiviert. Auch das Unternehmen DMI, das mehr als 40 Jahre Erfahrungen im Bereich Archiv-Outsourcing und Dokumentenverarbeitung aufweist, war mit einem Stand anwesend. Eine weiteres Unternehmen im Bereich Outsourcing ist scanfabrik, das auf Belegverarbeitung spezialisiert ist und nach eigener Auskunft mehr als 400.000 Belege am Tag verarbeitet.
Sogar Vertreter der Firma ITSL sind aus Indien angereist, um ihre Produkte vorzustellen. ITSL bietet eine Vielfalt an Dienstleistungen rund um Dokumentenmanagement-Systeme und Dokumenten- Outsourcing an. Doch dazu muss der Kunde seine vertraulichen Dokumente nach Indien zu ITSL schicken. Auch die Firma SCR by Gottschalk GmbH bietet Scandienstleisung, Archivmanagement, Datenträgermanagement und weitere Dienste rund um das Dokumenten-Outsourcing an.
Die Auswahl an Dienstleistern im Bereich Dokumenten-Outsourcing war auf der Expo recht hoch. Somit haben die Kunden ein breites Spektrum, um sich ihren individuellen Dienstleister auszusuchen. Gerade für mittelständische Unternehmen, die nicht über die Technik, das Personal und die Kapazitäten zum Digitalisieren und korrekten Ablegen ihrer Dokumente verfügen, ist das Outsourcing von Dokumenten ein großer Vorteil.
Gezieltes Ansprechen von Kunden bei gleichzeitiger Reduzierung der hierbei entstehenden Kosten ist ein wichtiges Kriterium für ein erfolgreiches Unternehmen. Mit Hilfe seiner Funktionen unterstützt ein Output Management-System den Betrieb dabei, dies zu erreichen und sich somit entscheidend von seinen Wettbewerbern differenzieren zu können.
Jeder Kontakt zu den Kunden kann, mittels eines guten Output Managements, ganz individuell auf die Wünsche und Anforderungen des Kunden zugeschnitten werden. Daten aus unterschiedlichsten Quellen und in den verschiedensten Formaten können zu speziellen Dokumenten zusammengefügt werden. Bei der späteren Anpassung des Materials können entsprechende Darstellungen und Inhalte für jeden einzelnen Kunden entworfen werden. Diese Personalisierung der Kundenkontakte resultiert in einer erhöhten Kundenbindung und führt ebenso zu einem Ausbau der Geschäftsbeziehungen. Das Versenden der Dokumente und sonstigen Informationsmittel zum Empfänger wird weitestgehend durch das System automatisiert.
Eine ebenfalls wichtige Funktion des Output Managements ist die gezielte Auslastung von Ressourcen. So helfen Funktionen zur Verwaltung und Ansteuerung von Druckern und Druckerservern bei der Auslastungs- und Druckkostenoptimierung - ein wichtiger Punkt, der von vielen Unternehmen unterschätzt wird und enorme Sparpotentiale bietet. Das integrierte Fehlermanagement überprüft dabei die einwandfreie Erreichbarkeit der Geräte, ob ein Druckauftrag vollständig abgearbeitet wurde oder auch, ob beispielsweise Papier oder Toner benötigt wird. Eine sogenannte Formularverwaltung dient der Vermeidung von Formularvordrucken in Papierform. Dies verringert zum einen die Lagerkosten und erhöht ferner die Flexibilität.
Zusätzlich unterstützen Output Management-Systeme die Archivierungstätigkeiten, indem sie automatisch alle ausgehenden Sendungen in ein elektronisches Archiv überführen.
Durch Output Management-Systeme werden also nicht nur die Kosten gesenkt, sondern auch die inhaltliche Qualität der Sendungen durch eine individuelle Ausrichtung an den Bedürfnissen des Kunden gesteigert. Ebenso wird der komplette Prozess der Informationserstellung, -verwaltung und -verteilung vereinfacht, transparenter und damit besser steuerbar. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, besser auf sich ändernde Anforderungen oder sich im laufenden Prozess ergebende technische Probleme zu reagieren.
Eine Analyse aller Vorträge und Messestände hatte bei uns Studenten eine spannende Feststellung zur Folge: Bei aller Ausgefeiltheit der dargebotenen Lösungen und Systeme findet oft nicht mehr die notwendige Bewertung der Dokumente statt. Stattdessen akkumulieren sie sich unbewertet auf den Systemen der Unternehmen und tragen so zum häufigen Chaos im Betriebsablauf bei. Eine potentielle neue Perspektive für die Informationswissenschaftler, sich in Unternehmen einzubringen?
Die Texte in dieser Reihenfolge wurden von Christiane Tschubel, Sophia Grunert, Michael Höppe, Doreen Zensch, Lilly Wesner, Manjana Kiehl, Julia Wirt, Christian Melzer, Antje Adermann, Anna Krutsch, Jovita Kahnt, Andreas Schulz und Marcus Maslowski verfasst und zusammengestellt von Nora-Juliane Philipp und Johannes Braun (4. und 6. Semester).
